日々やることに追われていて仕事が進まない。
何から手を付けたらいいのかわからない。
重要なことを忘れてしまい大慌てで取り掛かる。
以前の私は、こんな悩みをかかえていました。
「どうしたらタスク処理がうまくなるのだろう？」と、さまざまな本を手に取っては実践。
数ある方法のなかで、もっとも効果的だったのは「To Doリスト」でした。
To Do リストはタスク管理の方法として有名です。
しかし、そもそもTo Doリストを実際に使っている人はどれほどいるのでしょうか。
チョコチョコっとメモをして使ったり使わなかったり、いまいち一貫した使い方ができないという人が多いと思います。
- リストを作るのが面倒臭い
- 脳内で管理すれば大丈夫
- 作業に取り掛かった方が早く終わる
このように思っている、でも心のどこかでタスク管理の必要性を感じている人も少なくありません。
さらに今回タスク管理術を徹底調査してわかったのが、To Doリストはちゃんと使えばただの仕事忘れ対策だけでなく、仕事の効率化にも繋げることができるということ。
つまり、仕事はもちろん、家事などのプライベートにおいても活用できるのです！！
コロナウィルスの影響でリモートワークが増え、仕事とプライベートの境界に悩んでいるという方も多いでしょう。
そういった方にもToDoリストを使ったタスク管理は非常にオススメです。
これから、編集部が厳選したタスク管理の方法を紹介した上で、最強のTo Doリストの作り方や無駄にならない使い方をお話します。
「もうタスクに追われる日々から開放されたい！」
そんな方はぜひ参考にしてください。
【タスク管理術のリサーチ方法】
今回この記事を執筆するにあたっては、以下の方法で情報を集めました。
- タスク管理に関する本を３冊読破
- WEBサイトに公開されているタスク管理の記事を100記事以上チェック
- タスク管理の論文を閲覧
・大学生のタスク管理に関する研究
・家庭内におけるTODOタスク達成管理の一考察
本文を読んでいる時間がないという人のために、おすすめのToDoリストアプリをちょっとだけ紹介しますね！
目次
１、タスク管理とは？
タスク管理とは仕事（＝タスク）を整理整頓してスムーズに業務を進めていく仕事術のことを言います。
To Do管理と言ったりもしますね。
仕事が少ないうちは自分の頭の中で整理できますが、仕事が増えてくると頭で覚えておくのにも限界が出てきます。
また、タスク管理を行うことで、仕事の優劣をつけることもできます。
ただ仕事でやらなければいけないことを並べるだけでなく、いつまでにやらないといけないか？という視点でも管理をするため、無駄な行動が減るのです。
このタスク管理の中心的な役割をするのが「To Doリスト」。
ここからはTo Doリストについて掘り下げて解説していきます。
２、タスク管理は「To Doリスト」が最高【メリット４つ】
「To Do＝やること」であり、To Doリストは「やることリスト」とも言います。
例えば、社会人がやるべき業務には、メールチェックや会議の資料作りなど、軽いものから重要なものまで多岐にわたります。
しかし、軽い業務とはいえメールチェックを忘れれば、大事なクライアントからの連絡を見逃すかもしれません。
また、軽い業務に時間をかけすぎて、重要な業務に時間をかけられないことも問題です。
そこで、やるべきことを効率良くこなすために「To Doリスト」を活用します。
To Doリストを活用することで以下のメリットが得られます。
- タスク忘れの防止
- 優先順位がうまくつけられる
- 判断の回数を減らせる
- やるべきことに集中できる
順に解説します。
メリット１｜タスク忘れの防止
To Doリストにはやるべきことが目に見える形で書いてあるため、「タスク忘れ」を防止できます。
- 打ち合わせの資料作り
- 上司への業務報告
- 営業のアポイント
こういったタスクをうっかり忘れてしまっては、業務が滞るだけでなく信用を失います。
「タスク忘れ」を防止するために役立つのがTo Doリストです。
メリット２｜優先順位をうまくつけられる
To Doリストを活用すると「タスク管理」もうまくなります。
なぜなら、いまやるべき業務を判断し、優先順位をつけることができるからです。
いつまでにやらなければいけない業務かを並べることで「これを先にやるべきだな」「時間に余裕があるからこれは後で良い」と優先順位が自然と見えてきます。
優先順位がつけられないのは、「仕事ができない人」。
いきあたりばったりで働いている人は、バタバタとして注意力が散漫になってしまいます。
一方、なにが重要でどれくらい時間をかけるべきかを判断できる人は、無駄がなくいわゆる「仕事ができる人」。
To Doリストを使うことで仕事ができる人という評価を得ることができます。
メリット３｜判断の回数を減らせる
To Doリストにしたがって業務をこなしていけば、判断の回数を減らすことができます。
やるべきことがリストになっているので、迷いがなくなるからです。
例えば、仕事をしているなかで、以下のような迷いが常にある人は要注意。
- 次は何をしようかな
- やるべきことはなんだっけ
- どうしようかな
私が思うに、仕事ができない人は共通して無駄が多いです。
ここでの無駄とは、迷っている時間や判断の回数のこと。
もし心当たりがあるならば、To Doリストを活用して迷いや判断の回数を減らしましょう。
メリット４｜やるべきことに集中できる
To Doリストを作っておくことで、やるべきことが明確になるので、業務に集中することができます。
前述のとおり、To Doリストを作成しておくとやるべきタスクが並べてあるので、迷うことなく作業を進めることができます。
実は、意外と知らないかもしれませんが、人は判断をするたびにワーキングメモリと呼ばれる脳のエネルギーを消費していて、判断すればするほど脳は疲れていくものです。
To Doリストを作って判断の回数を減らすことは、脳の疲労を防ぎ、集中力の維持にも役立ちます。
そのため生産性が向上します。
リストで書き出しておけば無駄にワーキングメモリを使うこともありません。
ここまでTo Doリストのメリットを４つ紹介してきました。
もう一度おさらいしておきましょう。
- タスク忘れの防止
- 優先順位がうまくつけられる
- 判断の回数を減らせる
- やるべきことに集中できる
ただし、せっかくTo Doリストを作っても、「意味のないTo Doリスト」があることに注意しましょう。
意味のないTo Doリストとはどんなものか特徴を解説します。
３、意味のないTo Doリストとは？
意味のないTo Doリストは次の通り。
- タスクを書きだしただけ
- タスクが漠然としている
- 目に入るところにない
意味のないToDoリスト１｜タスクを書きだしただけ
思いつきでタスクを書き出しただけのTo DoリストはNG。
前述のとおり、To Doリストは判断を減らすことにも意味があるからです。
リストを作るうえで優先順位を考えず書き出したならば、結局「タスクのなかから何をしようかな」と迷ってしまいます。
よく付箋にタスクを書いてベタベタと貼っている人がいますが、それではTo Doリスト本来の威力を発揮しないのでおすすめしません。
意味のないToDoリスト２｜タスクが漠然としてる
タスクに優先順位がついていても、漠然としていては意味がありません。
漠然としたタスクには明確なゴールがないからです。
具体例で見てみましょう。
- タスク①：企画書の作成
- タスク②：オフィスの掃除
- タスク③：スキルアップの勉強
これは、意味のないTo Doリストです。
「どこがダメなの？」と思うかもしれないので、改善したTo Doリストも見てみましょう。
- タスク①：企画書のアウトラインを作成
- タスク②：デスクの整頓とデスク下に掃除機をかける
- タスク③：「話し方」に関する本を1冊読む
違いはわかりますか？
最初の例では、企画書のどこからどこまでを作るのか、オフィスのどこを掃除するのか、どんなスキルをどのように勉強するのかが漠然としていました。
ゴールが明確でないと「企画書の作成には1時間だけ取り組むつもりだったのに、気づけば3時間。終わりも見えない。掃除や勉強をしてる場合ではない。」という事態が起こります。
そうならないために、タスクの1つ1つは明確でなければ意味がありません。
意味のないToDoリスト３｜目に入るところにない
よくある例ですが、To Doリストがすぐ目に入るところにないのも意味がありません。
To Doリストをせっかく作っても、作ったこと自体を忘れてしまったり、うまく活用できないのは、常にTo Doリストを見るという習慣がないからです。
以前のわたしは、To Doリストを作って引き出しのなかにしまっていました。
しかし、業務をこなしていくうちにTo Doリストの存在を忘れたり、いちいち出し入れする手間が発生したりしてしまいました。
- 紙の場合：デスクの上に置く
- それ以外の場合：アプリを利用する
紙で作る場合は、デスクの上に置きましょう。
パソコン上にTo Doリストを作る場合にはパソコン用のタスク管理ツールを使うと良いです。
また、スマホを定期的にチェックするという人はスマホアプリも使いやすいです。
いずれにしても、To Doリストはすぐ目に入る場所に置くようにしましょう。
当編集部がオススメしているのはスマホアプリを利用すること。
スマホアプリならいちいちパソコンを立ち上げる必要もありませんし、プライベートも含めて管理することができるからです。
続いて編集部が厳選したTo Doリストアプリを紹介していきます。
４、おすすめToDoリストアプリ５選
To Doリストアプリは無料のものから有料のものまでたくさんのアプリがあります。
App Storeで「To Doリスト」と調べると何と385件もヒットします。
この中から使い勝手の良いものを選んでいきますが、以下のポイントを重視しています。
- 無料で十分な機能が備わっているアプリ
- シンプルで直感的に使えるアプリ
- 期限設定ができるアプリ
- 最近のレビューが良いアプリ
To Doリストの操作性が悪いとそれだけで確実に使わなくなっていきます。
また、有料のものを使うとお金をかけているから真面目に取り組むというメリットがありますが、不要な機能も多いので無料で十分です。
また以外に重要なのが、最近のレビューを参考にすること。
昔は使いやすかったけど、アップデートの度に改悪していくということもあるので、レビューの点数だけで選ばない方が良いのです。
これら４つのポイントを踏まえて『easier』編集部が厳選したToDo管理アプリが以下の５つです。
- Tick Tick
- Todoist
- Focus To-Do: ポモドーロ技術＆タスク管理
- Google Todo
- Any.do
1. Tick Tick
全てを兼ね備えた最強のタスクアプリという呼び声が高い「TickTick」。
どれか一つだけ紹介してくれと言われたら間違いなく推したい完成度の高い良アプリです。
サブタスクの設定、グーグルカレンダーとの連携、リマインダ通知、パソコンとスマホ両方に対応、などなど使い勝手が良い機能が満載なのがこのアプリのすごいところ。
ドラッグ&ドロップでスケジュールを移動できるなど直感的な操作も魅力の一つ。
さらに、習慣づくりを支援する機能やポモドーロタイマーという「25分間作業→5分休憩」を繰り返す集中力爆上げのテクニックも無料で使えちゃいます。
最高のタスク管理アプリです
カレンダー、Todoリスト、ハビットトラッカーの機能を兼ね備えた最高のアプリです。
日々バージョンアップもしてくださるのでとても好感があります。
強いていえばの改善点が数点あります。
・Apple Watchのコンプリケーション(インフォグラフモジュールの幅広の部分)として、ハビットトラッカーをコンパクトに表示してほしいです(streaksと同じような感じ)
・カレンダービューでの表示非表示を、カレンダー/タスク/ハビットトラッカーで選べるようにしてほしいです。
(カレンダーとタスクは表示したいが、ハビットトラッカーは表示したくない)
・カレンダービューでのプラスボタンからタスクだけでなくカレンダーの予定も追加できるようにしてほしい。
見た目も機能も大満足！ウィジェットとして利用するToDoリストを探していたが、あちらを立てればこちらが立たずでどうにもこれといったアプリがなかったところ、漸く出会えたのがこれ。ありがたい。まず大前提としてウィジェット上でタスクの追加・完了チェックができる、そして完了したタスクの措置が選べる、未了・完了タスクの表示がすっきりして且つ判りやすい、ウィジェットの種類に選択肢が多い、背景を全面的に透過できる、ウィジェットに表示させるアイコンや項目がカスタム出来る、等。あと基本的なことだが、フォントがちゃんときれいに出る(何故か汚くなるのとかあったし)。スケジューラの方はまだ触ってないけど、カレンダーとの同期も出来るし、プレミアムなら種類も多くていろんなニーズにも応えられそう。選べる、好きにさせてくれるってすばらしいなあと思う。
＞＞TickTickを手に入れる（iOS / Android）
2. Todoist
数あるToDoリストの中でもリマインダー機能と共有に強みを持っているのが「todoist」。
繰り返したいタスクについては「毎月最後の平日」などと入力するだけでToDoリストが作成されます。
またマルチデバイス対応、操作性も良しということで安心して使えます。
また、設定したリマインダーは共有しているユーザーにも届きますので、家族や友人とシェアして使いたいという人に向いています。
メインのＰＣがWindowsのため、連動できるマルチプラットフォームのタスク管理ソフトを探していました。
Google Task（Google TODO)→G Tasks→Wunderlist→Microsoft ToDoと試しましたが、Todoistは決定版ですね。
Todoistのいいところは、
・Apple Watchで使えて、コンプリケーションも登録できること
・繰り返しの設定が柔軟なこと（毎日、毎月以外に、平日のみ、毎月第一土曜、毎月25日、24日ごと、のような設定ができる）
・IFTTT、Microsoft Flow、Alexaスキルなどの連携に対応している。（私はGoogleカレンダーに追加するとTodoistに自動的に追加するように設定しています）
・Siriからも使えること（コツがあって、「トゥードゥーイスト」ではなく、「トドイスト」と発音すると100％Siriが認識します）
・タスクをプロジェクト、ラベルで分類できること（ラベルは有料のみ）
です。
無料版でもほとんどの機能が使えて、広告も出ません。
個人的なタスクの管理に使っているが、現時点で最高のTodoアプリだと思う。 私はプレミアム会員を2年以上継続させてもらっている。 とにかく機能が充実していて、シンプルなTodo管理からGTD的な使い方まで、その人に合わせた使い方に柔軟に対応できる。 そしてウィジェットの使い勝手がいいのもポイント。ホーム画面で直接タスク管理ができるのは良い。 アップデートも頻繁に行なわれていて、開発チームの努力が感じられるのも好感が持てる。 リクエストとしては、リマインダー設定で、「当日」「前日」といった予定日時ベースのワードを認識してほしいかな。 これは大した話ではないけど。 とにかく、これからもずっと愛用していきたい素晴らしいアプリ！
＞＞Todoistを手に入れる（iOS / Android）
3. Focus To-Do: ポモドーロ技術＆タスク管理
名前の通り、タスク管理だけでなく勉強や仕事に集中する手助けをしてくれるのが「Focus To-Do」。
先ほど紹介したポモドーロテクニックのための「25分間作業→5分休憩」を繰り返すタイマーがついており、集中してタスクに取り組むということに特化したアプリ。
タスクの繰り返しを細かく設定できたり、複数デバイスに対応していたりと使いやすさも評判です。
タスク管理＋ポモドーロで時間管理できてとても便利。
タスクの繰り返しを細かく設定できるのがあい。二週間に一回とか毎週土曜日とか。
タスクは端末間で共有されるが、ポモドーロのタイマーは共有されないので共有してほしい。タイマー終了の通知がapple Watchに通知が来るとなお良い。
リマインダーは少し機能が弱い。
繰り返しを設定したらリマインダーも繰り返して欲しい
Windows版ではポモドーロの通知はアクションセンターに表示されるが、リマインダーの通知は表示されずアプリ内のアイコンにバッチが表示されるだけなので、リマインダーの通知もアクションセンターに表示して欲しい。
ポモドーロテクニックとして重要な記録や振り返りもでき、複数デバイスに対応している。ホワイトノイズをいれられるなど欲しい機能はほとんど網羅されている。ここまで揃っているサービスはこれしかない(調べた範囲では)。PC版を中心に使っているが、スマホアプリにしかない機能もあることを見ると、スマホ版を中心に開発しているのだろうか? 以下に書く難点や細かい使い勝手の悪さもあるが、ここまで揃っているサービスはまだ無い。今後への期待を込めて4。 難点: タスクリストがプロジェクト毎、締切順、優先順位になっており、1日のスケジューリングとしては不十分なのが残念。タスクをリストし、並べ変えて1日のスケジュールを立て、それに従ってポモドーロタイマーを流したい自分としては残念。
＞＞Focus To-Doを手に入れる（iOS / Android）
4. Google Todo
Google純正のアプリで、GoogleカレンダーやGmailとの同期が便利なのが「Google Todo」。
Googleが提供しているだけあって、安心感があります。
また、搭載している機能も非常にシンプルで分かりやすい。
Googleカレンダーからタスクを入力できたり、Gmailでタスクを追加できたりとGoogleアカウントを活用している人におすすめです。
ただし、共有機能がないので個人で使う人向け。
Gmailのタスクを何気なく使いこのアプリに辿り着きました。
カレンダー、メール、このアプリの同期が便利。
出先で思い付いた、アイデア、タスクなどをスマホから入力して会社のPCで作業に入れる点は、プラットフォーマーの強み。
もう少し機能も欲しいと感じるが、これくらいがちょうどいいのだろう。と納得した。
とは言いつつ…機能追加も期待したくなる。
なかなか良いです。 シンプルで使いやすいですね。 締切日だけでなく期間指定は出来ないのでしょうか？ パソコンから見ると日付順に表示されますが、アプリだとぐちゃぐちゃなので改善してもらえると助かります。 また、場所でもソート出来ると良いかな。
＞＞Google Todoを手に入れる（iOS / Android）
5. Any.do
仕事から家庭でのToDoまでを一元管理するのに役立つ「Any.Do」。
最初からいくつかのタスクリストが用意されており、その中の一つに「買い物リスト」があり、日常生活を意識した設計となっています。
また、AlexaやSiriとも同期できるようになっており、ToDoリストに追加したいと言えば、そのままリストに追加することができます。
タスクの共有もできるので、仕事の同僚とも使えるし家族とも使える用途の広いアプリです。
google calendarと同期させて予定とto doを一度に確認できる。
時間指定もできるし期日指定や「いつか」も設定できる。
Alexaと同期をしてPCでもiPhoneでもApple watchでも確認できる。なによりApple Watchの表示が「今日」だけじゃなく「明日」や「いつか」も表示できる。パーフェクトです。
機能的にお金を払わなくても使えてしまうので、ちょっとプレミアムになるのを躊躇ってるんですが、気持ち的にはとても払いたいです。
はじめは分かりにくいけど、なれるといい。グーグルと同期できるのも便利。タスクが買い物リストがあり、仕事、プライベートも同じように管理できていい感じです。 パソコンでも管理できますが、パソコン版は英語なのでわかりにくいです。翻訳すると変な言葉になるし。。。
４、To Doリストを作る４手順と5つのポイント
以下では、To Doリストの作り方と作る際のポイントを紹介します。
ToDoリストアプリをダウンロードしたら、早速実践してみましょう。
To Doリストの作り方【４ステップ】
ステップ１｜やることをすべて書き出す
まずは抱えているタスクをすべて書き出します。
この段階では、すぐに終わるタスクから重要なタスクまで、思いつく限りすべて書き出してOKです。
手書きの場合は、ふせん紙やカードのようなものがあると便利なので、必要に応じて用意しておきましょう。
ここではあまり時間をかけずに、やるべきことが思いつかなくなったらつぎのステップへ進みます。
ステップ２｜取捨選択する
ステップ１で書き出したタスク1つ1つに対し「本当にやるべきだろうか？」と考えてみてください。
「これはやらなくてもいいのでは？」と判断したタスクは消去し、迷ってしまうタスクはいったん保留にします。
注意点として、ここでおこなっているのは、タスクをやるかやらないかの取捨選択です。
優先順位はつぎのステップで考えるので、サクサク選択していきましょう。
ステップ３｜優先順位をつける
重要なステップで、残ったタスクに対し優先順位をつけていきます。
優先順位をつける目安は重要性が高い順です。
よくある例で、すぐにおわる簡単なものを上から並べこなしていく人がいますが、それでは本当に重要なタスクに手が回らなくなります。
すぐに終わるかどうかではなく、重要かどうかを目安にしてください。
タスクの優先順位を考えるときは「緊急度」と「重要度」に1~3の点数を付け、合計点数の高いものから順番に並びかえます。
以下3つのタスクがあった場合の具体例です。
まずそれぞれに点数をつけます。
- タスクA：緊急度１＋重要度２＝合計３
- タスクB：緊急度３＋重要度３＝合計６
- タスクC：緊急度２＋重要度２＝合計４
つぎに、合計点数が高い順に並べます。
- タスクB
- タスクC
- タスクA
ちなみに、以下のように合計点数が同じになるタスクがあるときは重要度の点数が高いほうを優先します。
- タスクD：緊急１＋重要２＝３
- タスクE：緊急２＋重要１＝３
この場合はタスクDが優先です。
なぜなら、よほど緊急のタスクであれば、重要度も高いはずだからです。
よほど緊急のタスクでないならば、重要度の高いものを優先しましょう。
順番をつけたときに、タスクが7つ以上あるならば、緊急でも重要でもないタスク(数字でいうと合計「２」)は後回しです。
リストには入れておきますが、余裕のあるときに取り掛かりましょう。
というのも、人間の脳が1日に処理できるタスクには限界があり、タスクが多すぎると脳のスイッチが入らなくなるからです。
もし後回しにできない重要なタスクが6つ以上になるならば、上司に相談して業務を減らしてもらうか、協力をあおぎましょう。
そうでなければ、タスク処理が追いつかず協力をあおぐ以上の迷惑をかけることになります。
午前、午後に3つずつ。
合計6つのタスクを目安にしてください。
ステップ４｜かかりそうな時間を記入する
優先順位をつけたタスクには必ず「かかりそうな時間」を記入してください。
そして、その時間は原則として確保するようにしましょう。
理由は2つあります。
- メリハリがつくから
- 自分のタスクに集中できるから
私自身の経験ですが、時間を決めずにタスクをはじめると、1つのタスクにダラダラと時間をかけてしまいます。
逆に、時間を決めておくと確実に終わらせようとするので、作業スピードがはやくなります。
また、時間をあらかじめ確保しておき、決めたタスク以外はやらないと決めておけば、自分のタスクのみに集中できます。
よほど緊急な場合はやむを得ないですが、予定外のタスクは空いた時間に対応するようにしてください。
To Doリストを作成する際の注意点
To Doリストの作成方法をお話しましたが、作成にあたってのポイントもおさえておきましょう。
ポイント１｜やることを細分化し明確にする
「意味のないTo Doリスト」のパートでもお話しましたが、タスクは漠然としているとゴールがわからないので、細分化して明確にしましょう。
もう一度、漠然としているタスクの確認です。
- タスク①：企画書の作成
- タスク②：オフィスの掃除
- タスク③：スキルアップの勉強
改善したTo Doリストはこちら。
- タスク①：企画書のアウトラインを作成
- タスク②：デスクの整頓とデスク下に掃除機をかける
- タスク③：「話し方」に関する本を1冊読む
どこからどこまでをおこなうのか。
どのような行動をするのか。
このように、タスクを書き出すときは必ず細分化して明確にすることがポイントです。
ポイント２｜予定を詰め込まない
1日のスケジュールは、できる限り空けておくことを意識しましょう。
理由は、スケジュールが空いていれば、急な予定に対応したりスキルアップの時間に使ったりできるからです。
よくある例ですが、予定をぎっちり詰めたスケジュールはあまりよくありません。
急な予定が入ったときに段取りがすべて台無しですし、業務はやってもやってもきりがないからです。
仮にタスクがすべて完了し余裕がある日は、次の仕事を前倒しにするのではなく、スキルアップの時間に使いましょう。
ポイント３｜決めたタスクを終わらせる
To Doリストで決めたタスクが終わるまでは、ほかの作業は行わないようにしましょう。
というのも、作成時の段階でタスクの優先順位をつけたので、それを無視してしまっては意味がないからです。
もし頼みごとや急な予定が入りそうになったら、決めたタスクがすべて終わってから。
または、正直に対応できないことを伝えましょう。
ポイント４｜休憩をはさむ
タスクに取り掛かるにあたっては、適度な休憩をはさみましょう。
集中力の回復ができるます
人間の脳が1度に集中できる時間は最大でも90分と言われています。
「休憩」というと悪い印象があるかもしれないですが、実は違います。
休憩なしでタスクをこなすのは、ガソリンの入っていない車を走らせるようなもの。
休憩を入れないのは効率がかなり落ちます。
「疲れたな」とからだが感じているとき、すでに脳は疲れ切っています。
疲れる前に休むことを徹底してください。
ポイント５｜作り方を頻繁に変えない
To Doリストの作り方は頻繁に変えないようにしましょう。
To Doリストは一定期間試してみて、トライアンドエラーを繰り返すうちに効果が出てくるからです。
「タスクが終わった、終わらなかった」という指標だけで作り方を変えてしまっては、どんな作り方をしたとしてもタスク管理はうまくなりません。
最低でも1ヶ月は継続し、トライアンドエラーをしながら質を高めていきましょう。
1日のはじめ「朝」のタイミングで作成するのがオススメです。
理由は、1日の流れをイメージできるからです。
タスクを書き出し時間を確保しておくと、頭のなかで1日の流れをリハーサルできます。
リハーサルの時点で「ちょっと厳しいかな」と思えば修正できますし、リハーサルができれば「やるぞ！」という気持ちで1日をはじめられます。
５、To Doリストの効率を高める使い方【カレンダーを併せて使おう】
実は、To Doリストは作るだけでは効果が薄く「どのように活用するか」が大切です。
以下では、私が実践しているTo Doリストの最強の使い方をご紹介します。
使い方１｜カレンダーと併用する
知っている人が少ないのですが、To Doリストはカレンダーアプリと併用することでさらに力を発揮します。
理由は、のちほどおわかりいただけますが、まずはカレンダーアプリを用意しておきましょう。
オススメは「Google Calendar」というアプリですが、時間が記録できるものであればなんでも大丈夫です。
使い方２｜かかった時間を記録する
To Doリストを作成し実際に取り組んだら、必ずかかった時間をカレンダーに記録してください。
- To Doリストにタスクを書き出す→カレンダーにかかった時間を記入する
というのも、つぎにTo Doリストを作るときに「このタスクはいつも◯分かかってるな」という指標になるからです。
タスク管理が下手な人は、タスクにかかる時間をきちんと把握できておらず、実際にかかる時間よりも「少なく」見積もる傾向にあります。
自分では「終わるだろう」と思いタスクを次々に抱えるのですが、実際は予定よりも長い時間がかかるのでタスクはどんどん溜まっていくのです。
かかった時間をきちんと把握できていれば、To Doリストをつくるときやタスク管理が正確になり、段取りもうまくなります。
使い方３｜振り返って改善点を探る
To Doリストに書きだしたタスクがすべて終了したら、カレンダーアプリと照らし合わせてフィードバックをおこないましょう。
- もっと少ない労力で早くこなせないか
- なぜ予定よりも時間が押したのか
- To Doリストにタスクを書き込みすぎてないか
こういったフィードバックをくり返すと、少しずつ作業スピードがあがって多くのタスクをこなせるようになります。
また、タスク管理もうまくなっていきます。
To Doリストは「タスクが終わった、終わらなかった」を知るためでなく、さらに生産性を高める方法として利用しましょう。
使い方４｜To Doリストは継続して作成しよう
To Doリストがうまく使えていない人は「タスクが終わった、終わらなかった」だけで判断しています。
実際、To Doリストは1日使い捨てのように使っていると「タスク忘れ」は防止できますが、生産性が上がることはありません。
すでにお話したとおり、To Doリストが力を発揮するのは日々のフィードバックで精度を高めるからこそです。
最初の段階ではうまくいかないこともあるかもしれませんが、少しずつ精度があがり生産性はあがっていきます。
まずは1ヶ月、継続して取り組んでみましょう。
６、まとめ：To Doリストを使って生産性を高めよう
この記事では「タスク管理としてのToDoリストの有用性と使い方」について解説してきました。
また、使いやすいToDo管理アプリを厳選して５つ紹介しました。
コロナウィルスの影響でリモートワークが導入されましたが、その際のタスク管理に悩まれている方。
また、仕事で優先順位の付け方に問題があり、思うように業務が進まない…残業が増えてしまうという方。
このような方はぜひToDoリストの活用を検討してみてください。
仕事の漏れを回避できるだけでなく、スケジュール管理も同時にできるので、上手く使うことで生産性も上げることができます。
テレワークで自分を律する必要性が大きくなったからこそ、ToDo管理ツールを活用して仕事とプライベートのメリハリをつけていきたいですね！
実は、私はこの方法を実践する前にも、いくつかの方法でタスク管理を試しています。
しかしどれもイマイチ継続できなかったり、途中で嫌になったりして、なかなか成果が出ませんでした。
そして最終的に戻ってきたのがTo Doリストを利用したタスク管理＋スケジュール管理でした。
To Doリストとカレンダーを組み合わせることで、仕事からプライベートまで全てのやるべきことをスムーズに実施できる。
結果として時間に余裕ができQOLが上がりました。
